Vad är egentligen en personalliggare och varför ska man föra den?

Bedriver du verksamhet inom byggbranschen, fordonsservice, kropps- och skönhetsvård, livsmedels- eller tobaksgrossist, restaurangbranschen eller kanske inom tvätteribranschen? Ja, då måste du enligt lag föra personalliggare. Men då undrar du säkert varför, vem, vad och hur? Det ska vi försöka hjälpa dig att få lite bättre koll på.

Varför ska man föra personalliggare?
Svartarbete har i många år utnyttjats i flera branscher, speciellt inom bygg- och restaurangbranschen. Därför infördes kravet på personalliggare med syftet att främst komma åt problemet med svartjobb men också för att bidra till en sundare konkurrens bland branscherna. Sedan lagen om personalliggare infördes har man sett en positiv förändring i många branscher.

Vad är en personalliggare?
En personalliggare kan beskrivas som en närvarolista som visar vilka person som är verksamma på en arbetsplats och när de börjar och slutar sitt arbetspass. En personalliggare ska inte bara användas av de anställda på företaget, utan också av andra som på något sätt är verksam på din arbetsplats (t.ex. praktikanter) eller servicetekniker som kommer från andra företag för att tillfälligt utföra ett arbete på din arbetsplats. Enligt lag ska personalliggare uppdateras varje dag och alltid vara tillgänglig för Skatteverket i fall de skulle göra ett kontrollbesök. 

Hur fungerar en personalliggare?
Det finns två sätt att föra personalliggare på – manuellt och digitalt.  

Manuell personalliggare 
När man ska föra manuell personalliggare finns det krav på hur den ska antecknas dvs. i bokform. Boken ska vara inbunden med förnumrerade sidor samt antecknas med en penna där man inte på något sätt kan radera skriften t.ex. en kulspetspenna. Det innebär alltså att lösa papper och anteckningsblock inte godkänns av Skatteverket.

Många verksamheter anser detta som det enklaste sättet att föra personalliggare på. Dessvärre kan manuell personalliggare innebära några nackdelar; anställda glömmer bort att skriva in och ut sig för dagen, svårt att tyda de olika handstilarna och risken för att personalliggaren kommer bort eller förstörs ökar. Vilket kan betyda att du som ansvarig kommer behöva avsätta extra tid för att renskriva, ändra eller lägga till arbetstider till ett önskat lönesystem. 

Driver du dock en mindre verksamhet är manuell personalliggare ett alldeles utmärkt alternativ för att föra personalliggare på. I många fall har mindre verksamheter inte heller lika stor nytta av en digital personalliggare. 

Digital personalliggare
Ni kan också föra en digital personalliggare, vilket har blivit allt vanligare för verksamheter idag.  Det är samma krav på innehåll i en digital som i en manuell personalliggare. Systemet som du väljer att använda ska då kunna registrera alla händelser, t.ex. arbetstider som ändras eller blir borttagna. Där måste det framgå att vilken ändring som gjorts, vem som gjorde den och när den gjordes. 

För dig som arbetsgivare innebär det mindre pappersarbete och administration, eftersom alla uppgifter lagras säkert på en server helt molnbaserat. Den digitala personalliggaren kan oftast integreras med verksamhetens nuvarande personal- och planeringsverktyg, app och lönesystem och ibland kan den också ingå som en funktion. Fördelen för de anställda är att de enkelt kan registrera sin tid när deras arbetspass börjar och slutar genom endast ett knapptryck. Skatteverket är mycket positivt inställda till de digitala personalliggarna då det lättare för dem att komma åt uppgifterna och tyda dem vid en kontroll.

Vad ska antecknas i personalliggaren?
Oavsett om du för manuell eller digital personalliggare ska ditt företagsnamn och personnummer eller organisationsnummer framgå. För varje verksamhetsdag ska också följande framgå:

• För- och efternamn samt personnummer för var och en som är verksam på arbetsplatsen.
• Vilka tider varje verksam person kommer och går i anslutning till hens arbetspass. 

Undantag från att föra personalliggare

• Du behöver inte föra personalliggare om du har enskild firma där endast du själv, dina make/maka och barn under 16 år är verksamma. Det gäller även för fåmansföretag eller fåmanshandelsbolag där bara företagsledare, dennes make/maka eller barn under 16 år är verksamma.
• Du behöver inte föra personalliggare om 75 procent eller mer av din verksamhet utgör annan verksamhet än verksamhet som är skyldig att föra personalliggare.