Har du en medarbetare som ofta anmäler sig sjuk eller vabbar i sista sekund? Kommer ofta sent eller har en dålig attityd på jobbet? Du har säkert fått höra alla möjliga bortförklaringar till frånvaro från jobbet eller klagomål från övriga medarbetare att en specifik medarbetare sprider dålig attityd.
Som chef kan det vara svårt att veta hur man ska hantera dessa situationer på bästa sätt, speciellt när det bli ett återkommande problem. Första eller andra gången kan du förbise problemet (vi alla är människor, det är tillåtet att inte alltid vara på topp och ibland hände det faktiskt att man kommer sent, behöver vabba etc) men ser du detta som ett fortsatt negativt mönster kan det vara nödvändigt att prata med medarbetaren som det gäller. Eftersom frånvaron eller den dåliga attityden inte bara påverkar verksamhetens framgång utan också produktiviteten och alla övriga medarbetare.
Nedan har vi listat tre tips du som chef kan göra när du misstänker ett fortsatt mönster med olovlig frånvaro eller dålig attityd på jobbet.
1. Ha en tydlig sjukskrivningspolicy och kommunicera ut den till dina anställda
Det är viktigt att ha en tydlig sjukskrivningspolicy och att du som chef kommunicerar ut denna till dina anställda. Du bör överväga att inkludera den som en del in din onboarding-process när du nyanställer personal. Var tydlig med hur du vill att personalen ska meddela sjukfrånvaron och när ett läkarintyg behövs, t.ex. efter att den anställde varit sjuk i mer än sju dagar.
Ett tips är att be dina medarbetare sjukanmäla sig till dig som chef genom att ringa. Det är väldigt få arbetsgivare som vill att medarbetarna ska skicka ett sms eller mejl - då det lätt kan falla mellan stolarna eller missuppfattas. Det säkraste sättet är alltid att ringa om du som arbetsgivare inte tydligt har meddelat något annat såklart. Det finns inga uttryckliga regler för exakt när en sjukanmälning ska göras men sjukanmälningar bör göras i rimlig tid innan arbetspasset börjar - vilken rimlig tid innan arbetspasset bestämmer du som arbetsgivare.
2. Sätt dig ner och prata med medarbetaren angående problemet
Till en början bör du prata med medarbetaren så fort du ser ett fortsatt mönster. Låt dem veta att du har märkt att de regelbundet är frånvarande eller att du upplever att medarbetaren har dålig attityd på jobbet men det är viktigt att du låter dem förklara varför. Inte från ett fördömande perspektiv utan ta reda på om det finns andra orsaker till frånvaron och om du kan hjälpa den anställde. Det är möjligt att den anställda har en personlig anledning - som att hen mår psykiskt dåligt, inte trivs på jobbet eller faktiskt har ett sjukt barn hemma eller en helt annan anledning. I så fall kan det vara nödvändigt att sätta sig ner prata med den anställda.
En lösning kan vara att sätta ett annat arbetsschema för den anställde eller att göra en omplacering om det visar sig att medarbetaren inte trivs med sina arbetsuppgifter. Eller anpassa teknisk utrustning och titta på utvecklingsmöjlighet så medarbetaren känner sig engagerad och motiverad i sitt arbete. I vissa fall kan det också handla om att medarbetaren bara inte känner sig som en i teamet. Därför är det också viktigt att du som chef ser till så att ditt team hittar på saker som inte inkluderar jobb och får lära känna varandra.
Ett annat bra sätt är att be medarbetaren själv komma med en handlingsplan för t.ex. att komma till jobbet i tid. Istället för att straffa medarbetaren kan det vara mer effektivt att göra den anställde ansvarig för att korrigera sitt beteende. De vet bättre än du varför de ständigt är sena till jobbet. De är bättre positionerade för att hitta en lösning.
Påminn också dina medarbetare om vikten av punktlighet för företagets framgång och för att vara en del av teamet. Tydliggör för dem om att det är viktigt att alla anställda måste anlända till jobbet i tid och vilken verkan det har på företaget och övriga anställda om de inte göra det. Skapa en lösning som kan hjälpa både den anställde, övriga medarbetare och verksamheten. Visa att du bryr dig om dina anställda!
3. Implementera ett tidrapporteringssystem
Tid- och närvarosystem är ytterst värdefullt för att spåra och rapportera personalens närvaro och frånvaro. Genom att använda ett tidrapporteringssystem kan du som chef lättare få en överblick och hålla reda på personalens närvaro, vilket gör det lättare att belöna personalen som gör rätt eller snabbare hantera arbetsplatsprestationer för alla medarbetare som har allt för oplanerade och obehöriga sjukanmälningar etc.
En stämpelklocka ställer anställda till svars. Det registreras inte bara när anställda stämplar in och ut för arbetsdagen, det låter dem också veta att du vet när de kommer och går. Självklart finns det många andra fördelar med tidrapportering så som korrekta löner, håller personalkostnaderna nere och du som chef får svart på vitt vad som behöver prioriteras inom personalen. Tidrapportering gör att anställda kommer känna ett stort ansvar av att dyka upp i tid. Men det är också viktigt att du kommunicerar ut rätt till dina medarbetare varför du vill införa ett tidrapporteringssystem, så att alla har samma förväntningar på tidrapporteringen.
Om dina strategier misslyckas helt, kan du behöva överväga att vidta allvarligare åtgärder med den anställda som inte respekterar dina punktlighetsregler inom företaget. Om den anställde fortsätter underprestera på grund av ständig frånvaro, fortsätter att dyka upp sent eller fortfarande har en dålig attityd kan du överväga om den anställningen är värd att stanna kvar.
