Oavsett vilken bransch du arbetar inom finns alltid behovet av att kunna rapportera tider på ett smidigt sätt som inte skapar en massa onödigt jobb. Det kan till exempel vara så att varje tidrapport alltid måste attesteras dagligen, vilket är väldigt tidskrävande, speciellt om processen hanteras manuellt med penna och papper. Att hitta ett tidrapporteringsprogram som passar verksamheten kan göra en betydande skillnad för administratörer och chefer, men också för personalen som får en enklare och smidigare vardag.
Vi på Timeplan arbetar med att utveckla vårt personalhanteringssystem som i skrivande stund används dagligen av ca 50 000 personer i Norden. Här kommer våra topp 3 bästa sätt att tidrapportera 2024. Är det något du undrar över eller är oenig om? Skriv till oss så besvarar vi dina frågor. Tills dess, ta en kopp kaffe och läs!
Det finns 3 olika metoder för att rapportera tid:
- Självrapportering av anställd i mobilapp/dator
- Automatisk rapportering av anställd (t.ex. stämpla in och ut)
- Självrapportering av anställd med penna och papper eller i Excel
Vi kommer gå igenom alla tre metoder och försöka reda ut vilken metod som lämpar sig bäst för olika branscher och arbetssätt.
1. Självrapportering av anställd i mobilapp/dator
När det gäller självrapportering av anställda i mobilapp och/eller dator menar vi att den anställda själv får ansvara för att rapportera sina tider för olika projekt, uppgifter eller bara rapportera för dagen på kontoret. Denna metod funkar mycket bra för tjänstemän som inte har så varierande schema och där flex och/eller övertidsersättning förekommer. Om man har det är risken stor att tiderna blir fel vid denna typ av rapportering. Det kan till exempel handla om mänskliga fel, att man som anställd glömt att rapportera sin tid vid sjukdom, vab, eller annan frånvaro. Anställda som arbetar med självrapportering via mobil/dator men som också har flex, OB, eller annan ersättning för övertid kan i vissa fall avsiktligen rapportera in fel tider för att själv gynnas. Det är såklart långt ifrån alla anställda som gör detta, men det finns absolut fall där det förekommer, och enligt en rapport från USA är det betydligt vanligare att anställda avsiktligt tidrapporterar fel.
Arbetar ni med flex, övertid, OB eller önskar veta att tiderna alltid stämmer för att kunna fakturera era kunder rätt så rekommenderar vi att ni att stämpla in och ut (mer om detta senare i artikeln).
De tre vanligaste sätten att fuska med tidrapporteringen för självrapportering i mobilapp/dator:
- Öka antalet timmar som loggas i tidssystemet vid tidrapportering
Detta är det vanligaste sättet och också svårt att kontrollera om man inte har stenkoll på sin personal eller seriöst övervakar sin personal (ej att rekommendera). - Redigera sin tidsrapport retroaktivt
Detta sätt används oftast för att täcka arbetstid som man missat. - Logga vanlig tid som övertid
Har man bara ca 4-7 anställda är det oftast inget problem att hålla koll på vilken tid som är övertid och vilken som är vanlig, men med större arbetsgrupper ökar belastningen för att kontrollera tidrapporterna. Detta är ett fusk som verkligen kan leda till ekonomiska konsekvenser för företaget i form av ökade lönekostnader.
2. Automatisk rapportering av anställd
Med automatisk rapportering av anställd menar vi att de anställda utför minimal ansträngning för att rapportera sin tid, detta med hjälp av att dagligen stämpla in och ut på sin arbetsplats. Detta passar nästan alla branscher och är det absolut bästa sättet för att se till så att tiderna de anställda rapporterar faktiskt stämmer. Det är visserligen möjligt att fuska med instämplingen anställda emellan där man till exempel stämplar in och ut åt varandra. Men där finns det tekniska lösningar för att till 99 % reducera fuskandet, till exempel har vi på Timeplan utvecklat en stämpelterminal där man stämplar in med sitt fingeravtryck.
En vanlig missuppfattning bland chefer och HR-personal är att stämpelklockor är något negativt och leder till missnöje bland de anställda då de känner sig övervakade. Verkligheten är dock annorlunda och vår erfarenhet säger att nästan alla anställda uppskattar att ha en stämpelklocka där de själva inte behöver komma ihåg sina tider vid rapportering, det görs ju automatiskt. Om dessutom de anställda har flex- och/eller timbank sköter stämpelklockan det också, vilket snarare bidrar till en enkelhet och smidighet för personalen som ökar välmåendet.
"När man som vi har 65 anställda är det ett omfattande jobb att hålla reda på "normal" frånvaro som semestrar, sjukfrånvaro, VAB, tjänsteresor, kompledigheter m.m. Då är stämpelklockor en bra grund för att ha ett bra stöd så att rapporteringen blir helt rätt. Har man dessutom personal som jobbar på tid då det är OB-tillägg och liknande är det också väldigt tacksamt att ha en stämpelklocka kopplat till löneprogrammet som kan räkna ut OB-tilläggen automatiskt. Även för övertid och komptid är det bra att ha ett stöd."
- Befintlig Timeplan-kund
3. Självrapportering av anställd med papper & penna eller Excel
Det enklaste, billigaste och bästa alternativet OM man i organisationen är färre än 10 anställda. Här går det bra att helt enkelt skriva ut en mall där anställda skriver in sina tider och lämnar in för attest till närmsta chef. (Klicka här för att ladda ner)
Det finns väl egentligen inte så mycket mer att säga här, är man en liten organisation kan det finnas fler fördelar än nackdelar att använda detta alternativ. Det är dock oroande att det fortfarande är så många stora organisationer som tidrapporterar såhär. Är man som företag i den situationen kanske man inte märker av hur mycket produktivitet och pengar som spenderas på att hålla igång en gammal tradition, som att tidrapportera i Excel eller med papper och penna.
