Sitter du ofta och klipper och klistrar ihop din schemaläggning? Är det så du får ihop beläggningen för din personal vid exempelvis toppar och dalar? Eller är du en av alla Excel-hjältar där ute som kämpar med personalplaneringen framför ett enkelt, men ändå så komplicerat Excel-dokument… Vi vet hur det känns! Det kan till och med vara så att du sitter och jobbar i ett grymt personalhanteringssystem och njuter av tillvaron, härligt jobbat i så fall! Dock kräver även det bästa systemet att du tänker till ett par varv innan planeringen är perfekt.
Så oavsett hur digital du är och hur avancerad planering just din organisation kräver så vet vi av erfarenhet att det kan vara lite klurigt att få till en optimal planering. När till exempel rean infaller eller när Black Friday står för dörren och du ändå inte lyckas få till en bra balans där du ligger rätt behovsmässigt och kostnadseffektivt. Men var lugn – det finns bra stöd att få!
Våra medarbetare har planering i sitt DNA, nästa i alla fall. Vi har hjälpt många kunder att lyckas bättre med sin planering och vi vågar till och med kalla oss själva experter på ämnet. Men har man inte rätt systemstöd på plats så kan även den mest erfarna schemaläggaren stöta på problem. Det kan handla om fackliga avtal, legala frågor eller något så vardagligt som att dina medarbetare inte får livspusslet att gå ihop. Dina öppettider synkar helt enkelt inte med förskolans öppettider och det kan leda till att problem och utmaningar uppstår. Och det är fullt mänskligt att missa saker, men med rätt system kan du minimera den mänskliga faktorn så gott det går.
Hur får du till den bästa personalplaneringen?
1. Kommunicera mera!
Detta ses säkert som en självklarhet för många, men det är så oerhört viktigt så vi säger det igen. Säkerställ att du har en bra dialog och kommunikation med dina medarbetare. Prata med din personal helt enkelt och gör det ofta. Ta reda på deras behov för att kunna få livet i balans. Hur kan din verksamhets toppar och dalar fungera samtidigt som hämtning på skolan, läkarbesök, semester och så vidare fungerar bra för din personal? Work-life balance är ett begrepp som används allt oftare idag och det är förståeligt. Det är otroligt viktigt för människor att ha mer att leva för än sitt jobb. Hjälp dina medarbetare att må bra. Det börjar med en grym kommunikation.
2. Glada medarbetare fixar högre belastning
Risken med att inte riktigt lyckas få ihop livspusslet blir att medarbetaren inte trivs så bra som du önskar. Alla organisationer borde sträva efter att ha glada och engagerade medarbetare, inte minst inom serviceyrken. Din medarbetare är din megafon ut mot kunden – vad vill du att din medarbetare ska signalera? Om dina medarbetare känner en balans i livet kommer de att kunna vara trevliga och glada – även när julruschen slår till med full fart och tempot ökar. Se till att balansen finns redan i din planering annars riskerar du uppsägningar eller sjukskrivning – inga bra scenarier med andra ord.
Lyckas du hitta denna balans kommer du ha en mer stabil personalstyrka. Färre uppsägningar, färre sjukdagar och mindre behov av att rekrytera nya medarbetare och lära upp etc. Det blir en mer harmonisk arbetsplats helt enkelt.
3. Data – din bästa vän!
Nu låter det kanske som att livspusslet är hela lösningen och att vi släppt kopplingen till affären. Så är det absolut inte. Kommunikation och glada medarbetare är en viktig grund, men som arbetsgivare behöver du hantera toppar, dalar, hög belastning och alltid säkerställa att du har rätt bemanning i butiken, i restaurangen eller på hotellet. För att lyckas med det är data din bästa vän. Nyttja den väl. Gå tillbaka och se hur förra Black Friday såg ut?
Hitta mönster i hur beläggningen var under liknande perioder och se hur utfallet blev. För att kunna förutse när du behöver ha lite extra personal på plats måste du sluta gissa och börja använda den data du har. När din personal säger att det är för mycket att göra måste du notera detta och markera att schemaläggningen troligen var lite tunn just den dagen. Använd system och data för att kunna göra en bättre bedömning av dina behov nästa gång.
4. Våga dra ner bemanningen ibland
På samma sätt som det är viktigt att ha mycket personal på plats de dagar ni har mycket att göra så måste du även våga ha låg bemanning de dagar det är mindre att göra. Det är så du får en kostnadseffektiv schemaläggning. Testa att dra ner bemanningen under perioder som historiskt sett varit lugna. Då kommer du att kunna gasa på när det är lönehelg istället, utan att din personalbudget behöver lida.
Att våga dra ner på personal under perioder är förmodligen något av det svåraste du behöver lära dig som ansvarig för personalplanering och schemaläggning. Dock är det väldigt viktigt – så ge det tid. Var inte rädd för att göra fel, men stå för det om chansningen inte går hem någon gång. Notera och lär dig till nästa gång. Är du transparent och ärlig kommer det med största sannolikhet inte att vara några problem. Återigen är kommunikation en nyckel till framgång.
För att sammanfatta så tycker vi att du ska tänka på detta när du planerar personal:
- Var ute i god tid med planeringen – ett genomarbetat och bra grundschema kommer minska behovet att blixtinkalla extrapersonal.
- Historiska data är din absolut bästa vän – använd data från tidigare perioder för att förutse beläggning och DOKUMENTERA de scheman du lägger så att du kan gå tillbaka och utvärdera.
- Kommunikation, kommunikation och åter kommunikation – hjälp din personal med att få ihop livspusslet genom att prata med dem ofta. Det är win-win eftersom glada och engagerade medarbetare kommer att hjälpa dig tillbaka när det behövs.
- Var modig – det krävs mod att ha låg personalstyrka på plats ibland. Var inte rädd för det men var först med att erkänna om något blir mindre bra i din schemaläggning. Ärlig och rak kommunikation. För att få en fantastisk arbetsplats måste du få till ovanstående – det vet vi av erfarenhet. Och vi vet att det kan uppstå en hel del frågor… Tveka inte att höra av dig till oss om du vill ha fler tips eller bolla en idé med oss. Vi delar gärna med oss av vår kunskap och våra erfarenheter kring personalplanering och systemstöd.
Psst…du har säkert redan påbörjat planeringen för kommande höst…men om du inte har gjort det eller om du vill säkerställa att du fått med alla viktiga delar så har vi satt ihop en checklista som kan hjälpa dig med schemaläggningen.
Ladda ner den direkt nedan!
