Att köpa in ett personalhanteringssystem kan ibland vara problematiskt. Om man tidigare varit där vet man precis hur pass komplext, svårt och omständigt det kan vara. Betydelsen för hur kravspecen skrivs och förmedlas vid inköp av ett personalhanteringssystem är av största vikt så att alla parter har samma förståelse, förväntningar och att alla inblandade tolkar kraven som ställs på samma sätt samt har samma tidsperspektiv.
Vi har tagit fram 8 vassa tips som kan göra det lättare för er när ni ska införa ett personalhanteringssystem i er verksamhet!
1. Varför?
Den första frågan ni ska ställa er är varför ni behöver ett personalhanteringssystem. Digitaliseringen är här för att stanna men det betyder inte att ett nytt IT-system alltid är lösningen utan svaret kan oftast vara mer enkelt än så - det kanske till exempel saknas tydliga arbetsrutiner eller processer för att underlätta ert arbete? Grotta ner er i frågan om varför!
2. Utse en grupp
Utse en grupp i er organisation som ska ansvara för själva systemet. Här är det bra att noggrant fundera igenom vilka personer som har rätt kompetens och erfarenhet för att ingå i gruppen. Det är alltid bra om personer från olika delar av er organisation medverkar med olika kompetenser som kan vara viktiga för att hitta rätt lösning för era behov. Vi rekommenderar att minst en person i gruppen är beslutsfattare med förtroende att ta ekonomiska beslut.
3. Analysera ert nuvarande arbetssätt
Börja med att titta på ert nuvarande arbetssätt och försök identifiera vilka utmaningar som finns i dagsläget. Försök sedan fundera igenom hur ett system kan hjälpa er att lösa problemen kopplat till dessa utmaningar. Till exempel kanske det är så att viss information måste läggas in manuellt i ett eller flera system av en specifik person? Vilket är oerhört tidskrävande och omständligt? Vad ni än kommer fram till i denna analys så ligger det till grund för hela processen att köpa in systemet. Det är därför väldigt viktigt att detta arbete görs ordentligt och noggrant med eftertänksamhet!
4. Skriv en kravlista
När ni tillsammans har identifierat utmaningarna som nuvarande arbetssätt skapar är det dags att skriva en kravlista som innehåller "ska-krav" och "bör-krav". Ska-kraven är egentligen de obligatoriska kraven och ska vara direkt kopplade till de utmaningar ni identifierat tidigare. Bör-kraven är mer önskemål som troligtvis kommer underlätta men inte är direkt kritiska för en lyckad förändring.
5. Granska marknaden för möjliga leverantörer
När ni är klara med era krav är det dags att titta på möjliga leverantörer. Detta kan vara ett tidskrävande arbete då olika företag benämner samma saker olika - det blir därför svårt att förstå till exempel olika funktioner i olika system och hur de skiljer sig åt. Vårt tips är att lyssna på kollegor i branschen om vilka lösningar de använder i sina organisationer och sedan själv söka runt på Internet. När ni sedan identifierat ett antal potentiella leverantörer är det dags att skicka er behov och kravlista och vänta på svar.
6. Sätt en budget
Oftast finns det flera aktörer som kan erbjuda liknande lösningar. För att arbetet ska bli så tidseffektivt som möjligt för er är det viktigt att sätta en budget för hur mycket lösningen får kosta. Det gör det möjligt för gruppen att direkt sortera bort aktörer som direkt överskrider budgeten alternativt att prisdialogen blir lättare med aktörer som överträffar er budget.
7. Använd säljare och deras kompetens
Det är idag otroligt lätt att via Internet söka fram information och många företag har i regel bra och beskrivande hemsidor. Problemet är som sagt att olika företag använder olika benämningar för att beskriva samma lösningar eller funktioner i sina produkter. Detta kan leda till stora missförstånd och är därför viktigt att jämföra era olika alternativ på rätt sätt. Använd leverantörernas säljare till max och dess kompetens för att sortera informationen rätt. Se dem inte som motståndare utan snarare rådgivare som kan guida er i sin produkt för att ni ska få större förståelse. Duktiga säljare av IT-system tenderar idag att agera mer som rådgivare och arbetar oftast mer långsiktigt istället för som förr med korta avslut. Samtidigt får ni en känsla för hur respektive företag bemöter er och hur det skulle kunna vara att tillhöra deras kundgrupp.
8. Utvärdera
Glöm inte att utvärdera när systemet väl är på plats. Ett av de vanligaste misstagen! Har systemet bidragit till några positiva effekter i er organisation? Gå tillbaka till era ursprungliga behov och varför ni behövde systemet från början och undersök om effekterna har bidragit till en förbättring hos er.
Lycka till!
