Schemaläggning kan minst sagt vara en klurig historia. Den som ansvarar för schemaläggningen måste känna till allt från att matcha rätt person med rätt uppgift. En schemaläggare måste mer eller mindre känna till hela verksamheten in i det minsta detalj, något som kan bli tufft i vardag med snabba förändringar och där medarbetare jobbar i skift. Genom att arbeta rätt med schemaläggning kan du spara oerhört mycket tid och huvudvärk. Här är våra tips!
1. Samla allt på ett ställe!
Det är lika svårt som enkelt. Det är lätt att schemaläggningen finns på flera olika ställen - som inte är kopplade till varandra. A och O inom ordning och reda och en god översikt över verksamheten är att ha schemaläggningen på ett enda ställe. Eftersom schemaläggningen spänner över stora delar i din verksamhet så påverkas den av orderingång, underlag för löner och kanske även fakturering. Att ha ett smart och integrerat system för schemaläggning kommer att vara en nyckel för er lönsamhet.
2. Gör en prognos över framtiden
Att titta bakåt i dina lönelistor på hur din beläggning såg ut förra året kan avslöja mycket om hur perioden som du har framför dig kommer att se ut. Genom att jobba på detta sätt kan du förbereda dig på bemanningstoppar och boka upp personer lång i framtiden. Detta är ett perfekt sätt att sätta prognoser över budget, beläggning och ungefärliga personalkostnader. Kom ihåg att tänka på om det förra perioden var för hög bemanning eller om du behövde mer av en specifik kompetens. När du sitter ner och gör detta i god tid har du fina möjligheter att kalibrera schemaläggningen bättre än föregående perioden.
Har du ett system som stödjer att du gör ett prognosschema så använd det, annars kan du enkelt göra ett kalkylark - en rad per kompetens eller avdelning och en ruta per dag där du skriver in antal personer som behövs just den dagen. Summera antalet personer för att på så sätt kunna göra en prognos. På detta sätt kan du också se om du har ett kommande rekryteringsbehov och i så fall exakt vilken kompetens du letar efter.
3. Organisera smart
Gör det enklare att hitta rätt person till rätt pass. Vanligt är att till exempel att dela in personal efter ort, kompetens, utbildning och erfarenhet. Det viktiga här är att göra det tydligare - inte röriga, så se upp med när personer finns med på flera olika listor. Du måste ha ett tydligt mål med hur du har organiserat din personal, det viktiga är ändå att du enkelt ska kunna plocka fram rätt lista och sätta igång med att fördela passen, utan att tänka på om personerna på listan är kvalificerade för jobbet.
4. Välj system med omsorg
Ett schemaläggningsverktyg är ett verktyg som ska kommunicera ut till all personal vad det är som gäller. För oss är det självklart att de anställda när som helst ska kunna gå in via sin mobil och se både schema och tidrapporter. Detta skapar ett lugn och en översikt från både arbetsgivarens och personalens håll. Att alla med enkelhet kan plocka fram sitt schema och ta reda på vad som gäller. Plötsliga behov eller förändringar kommuniceras som meddelanden eller sms. Ju enklare det är att skicka in exempelvis tidrapporter - desto fler kommer att göra det i tid. Med rätt schemaläggningsverktyg slipper du i lika stor utsträckning att jaga medarbetare om att fylla i rapporter osv.
5. Ta hjälp av de anställda
Den stora utmaningen är alltid att hitta rätt person till rätt plats - och då kan lösningen vara att ta hjälp av de anställda, där ni låter personalen i förväg rapportera in vilka tider och dagar som de är tillgängliga för att jobba. Detta ger personalen en bättre kontroll över att styra sin tid och sina liv - vilket också gör dem till ännu mer nöjda medarbetare som stannar kvar längre på ert företag. Om alla redan är fullbokade rekommenderar vi att skicka ut sms eller e-post till alla berörda, allt för att det ska bli så enkelt som möjligt med att kommunicera med personalen och för dig att göra klart ditt schema.
6. Att hantera semesterperioden
Att få ihop semesterschemat kan vara en riktig rysare bland schemaläggare. Du har säkert hört det förut, men det finns tyvärr inget magisk knep här som löser alla dina problem. Hemligheten som du säkert redan vet är såklart att vara ute i god tid. En smart sak är såklart också att göra en prognos över framtiden - se tillbaka och titta på hur det såg ut förra året. Vilka behov fanns? Hade ni för mycket eller för lite vikarier? Låt gärna de som arbetar på samma avdelning eller i samma arbetslag själva föreslå hur semesterperioden som bemannas.
7. Så fixar du udda arbetstider
Många arbetsplatser har olika sorters dagskift eller nattskift eller jour. Här är det viktiga att du har koll på längden på passet, hur många pass som arbetas i rad samt hur olika arbetspass kombineras. Viktigt också att tänka på för dig som lägger schemat vad arbetstidslagstiftningen säger om vila.
8. Att få in underlagen i tid!
Att jaga dina försenade tidrapporter eller ofullständiga underlag är inte kul. Det viktigaste botemedlet för att detta ska hända så sällan som möjligt är att skapa bra rutiner. Att ha ett fast format för tidrapportering samt fasta dagar när rapporterna ska vara inlämnade så att det blir enkelt att se vilka personer som behöver en extra påminnelse. En smart sak är att ta in tidrapporter varje vecka. Helt enkelt för att det är lättare för personalen att rapportera in när de har sina arbetspass färskt i minnet.
