Har ni bestämt er för att börja använda ett digitalt tidrapporteringssystem? Fördelarna med detta är många t.ex. kan ni få en bättre översikt över medarbetarnas tider, en bättre inblick i hur ert företag faktiskt presterar. Ni kan även fakturera mer tid eller så kan ni helt enkelt förbättra och effektivisera era löneunderlag.
Oavsett anledningen är det mycket viktigt att redan från början få till ett bra och fungerande arbetssätt kring själva rapporteringen och att få med sig medarbetarna.
Fördelarna med ett digitalt system för just tidsregistrering märks inte om timmarna rapporteras in lite sporadiskt eller om de anställda inte förstår syftet med varför de ska rapportera sin tid. Det är därför viktigt att ni är konsekventa i användningen för att få ut den fulla potentialen av det systemet ni valt. Ni kommer också få störst effekt av det om ni ser till att implementera det på ett bra sätt i medarbetarnas vardag.
Här kommer 5 konkreta tips från oss som hjälper er vid implementeringen av ett nytt tidrapporteringssystem.
1. Inför fasta rutiner & processer
Tidrapporteringsprocessen bör hanteras som vilken annan affärsprocess i verksamheten som helst – som en process som ska införas, underhållas och sedan följas upp. Därför är det bra att ha fasta rutiner och processer för hur tidrapporteringen ska fungera t.ex. vilken tid veckorapporten ska vara klar eller vilket flexspann som gäller. Var dock försiktig så att ni inte skapar för strikta regler utan hellre realistiska sätt som medarbetarna kan och också vill hålla fast vid.
2. Alla medarbetare är olika
För vissa medarbetare är det helt självklart att rapportera sin tid eftersom de vill veta vad de lägger sin tid på medan det kan det vara ett onödigt ont som stressar och bidrar till en kontrollerande känsla för andra. Människor är olika och därför ska medarbetarna motiveras på olika sätt. Vår erfarenhet är att det är väldigt viktigt att vara öppen med syftet till själva tidrapporteringen – alltså varför det införs. Budskapet ska kommuniceras flera gånger om så det blir tydligt för alla. Vad det än är, ska syftet – eller syftena – lyftas fram så att alla i företaget ska förstå varför de ska tidrapportera och vad det ska bidrar till t.ex. en enklare lönehantering.
Håll därefter koll på om några medarbetare har svårt att engagera sig i att rapportera all tid och hitta det sätt som fungerar för dom. I Timeplan går det bra att tidsrapportera på olika sätt för att matcha era behov.
3. Tilldela ansvaret för tidrapporteringen
Vem kontrollerar att alla veckorapporter är färdiga och stängda och att faktureringsunderlaget är klart till den första i varje månad? Se till att utse en ansvarig för tidrapporteringen – och att denna person är motiverad. Ansvaret för tidrapporteringen ska alltså vara tydligt allokerat till rätt person och att alla vet vem denna är.
4. Gör det smidigt för medarbetarna
Tänk igenom hur ni kan göra det så enkelt som möjligt att rapportera tiden för era medarbetare. Även om ni valt att olika yrkesgrupper tidrapporterar på olika sätt (stämpla i en terminal eller mobil alternativt endast registrerar tid som avviker från den planerade arbetstiden) så måste det vara smidigt och inte ta för lång tid.
5. Kommunicera effekterna
När ni använt systemet en tid är det bra att utvärdera och följa upp hur rapporteringen fungerar. Visa gärna på de tydliga effekterna av att ha infört systemet - i hela organisationen. På så sätt motiveras företaget än mer av att fortsätta rapportera tid och förbättra verksamhetens alla delar.
Vill du veta mer om vår lösning för tidrapportering?
Klicka här för att kontakta oss!
