Det är inte alltid helt lätt att lägga bra scheman då det krävs att man dels känner sin verksamhet bra, att man förstår vilken kompetens och vilka resurser som är optimalt för varje arbetspass. Att känna sina medarbetarare väl och att kunna matcha behoven med rätt person kan vara klurigt och framför allt ta lite tid. För er med personal som arbetar skift kan det nästan krävas en heltidstjänst bara med att matcha scheman med kraven från företaget och att planeringen blir rättvis som merparten av personalen blir nöjda med.
Här är några av schemaläggarens största utmaningar och hur du tacklar dem.
1. Att ha rätt antal medarbetare på plats
Att få ihop personalens tillgänglighet med ert behov kan vara en stor utmaning då det är viktigt att se till allas individuella önskemål och till verksamhetens bästa. Vårt råd är att ta hjälp av de anställda och låt dem i förväg rapportera in när de kan arbeta - detta kommer bidra till nöjda medarbetare då de kan påverka sitt eget schema och planera sina liv lättare. Det ger även dig som schemaläggare eller chef en bättre flexibilitet då du enkelt kan se vilka som är tillgängliga när du behöver dem och planera mer långsiktigt därefter.
I vårt system Timeplan kan medarbetaren själv visa sig som tillgänglig i sin app med direkt koppling mot sitt schema så att en långsiktig planering gynnas. Om alla redan är schemalagda och du ändå behöver mer personal t.ex.. om någon blir sjuk kan du skicka ut passförfrågan till en eller flera medarbetare och du får enkelt svaret direkt i systemet och kan schemalägga passet.
2. Att ha rätt personal tillgänglig - kategorisera
En annan utmaning är att personal med rätt kompetens måste matcha kraven för dina arbetspass. Här är det smart att i förväg dela in medarbetarna för att enkelt hitta rätt person till rätt pass. Vilka faktorer är viktiga för att kunna avgöra vem som kan arbeta en viss typ av pass? Hänsyn måste såklart tas till kombinationer av kompetenser, arbetsuppgifter, erfarenhet och utbildning. I Timeplan kan ni antingen kategorisera era medarbetare efter era kostnadsställen eller olika personalgrupper för att underlätta schemaläggningen.
3. Att hantera semesterperioder och ledighet
Någonting som ofta tar rätt långt tid och är lite kämpigt är att sy ihop semesterschemat. Det är viktigt att vara ute i god tid. Ett förberedande alternativ kan vara att låta medarbetarna själva, tex de som arbetar i samma arbetslag eller på samma avdelning, föreslå hur semestern ska bemannas. Här är det bra att vara transparant med hur verksamhetens behov styr vilken typ av kompetens som behövs och att alla inte kan få ledigt samtidigt eller precis efter sina önskemål!
4. Att medarbetarna får tillräckligt med vila och raster
Det är väldigt viktigt att alla medarbetare får en chans att vila och återhämta sig både mellan sina arbetspass och under dom. Här styr medarbetarens anställningsavtal, arbetstidslagen och fackliga överenskommelser som styr och det är arbetsgivarens ansvar att ha koll på dessa och se till att de följs. I Timeplan finns en funktion som varnar om scheman inte följer ATL enligt nedan.
5. Att hantera obekväma och udda arbetstider
Det är inte alla företag som arbetar 08-17 utan man arbetar istället olika sorters dags - eller nattskift, jour, har schemalagd arbetstid med turlista eller vaktschema eller har beredskap. Vissa organisationer har också helt verksamhetsanpassad arbetstid där bemanningen helt följer verksamhets behov och kan då variera mellan olika veckodagar och skift. Oavsett är det viktiga att ha koll på längden på arbetspasset, hur många pass en medarbetare arbetat i rad och hur olika pass kombineras. Här gäller det också att veta vad ATL säger om vila.
Rekommendationer från bl.a. Stressforskningsinstitutet är att:
- Ha max 5 st arbetspass i rad
- Ha så korta arbetspass som möjligt max 8 h
- Dela inte upp arbetspass med flera timmars ledighet mellan
6. Att hantera snabba ändringar i behov
Alla som arbetar med schemaplanering vet att det finns många olika saker som kan bidra till snabba schemaändringar, både inom organisationen och utanför. Det bästa man kan göra för att lösa dessa på bästa sätt är att ha god framförhållning i sin planering.
Testa och skapa ett behovsschema för ca 6 månader framåt med fullständiga arbetspass men utan vilka som ska arbeta. Med ett schema utan medarbetare kan du fokusera på ert totala behov och fördelningen mellan kompetenser. Det blir på så sätt mycket lättare att lägga ut pass på dina medarbetare då du får full koll på vilken kompetens som behövs och hur många. Behovsschema fungerar väldigt bra för att göra prognoser och budget eftersom det fungerar som en vägledare gällande beläggningen och ungefärliga personalkostnader långt i förväg.
Det faktiska arbetsschemat bör vara klart minst två veckor innan då medarbetarna blir nöjdare med god framförhållning så de kan planera sina liv och det ger även dig som schemaplanerare lite spelrum för oförutsägbara händelser.
7. Att få in rätt underlag och i rätt tid
Det är alltid lika trist att behöva jaga förenade tidrapporter och ofullständiga underlag när det är dags att köra lönerna. Här är det viktigt att ni har satta rutiner, ett bra system för tidrapporteringen och fasta dagar för när allt ska vara inlämnat - och det ska gälla alla. På så sätt är det lättare att se vilka som behöver en extra påminnelse.
Ni kan antingen be era medarbetare att tidrapportera oftare t.ex. varje vecka alternativ varje dag med hjälp av ett digitalt system. Att knyta samman tidrapporteringen med schemaplaneringen och med koppling mot ert lönesystem i en digital lösning underlättar inte bara för schemaläggaren utan för alla inblandande. Det kommer även att minska tiden ni lägger på de administrativa uppgifterna och göra processen för tidsrapportering och lönekörning betydligt enklare och smidigare.
Intresserad av att prova ett smidigt och modernt schemaläggnings- och tidssystem för att lösa era bemanningsutmaningar? Klicka på länken för att testa Timeplan!
