Visste du att vissa företag kör sin tidrapportering på servetter? Inte. Nu vet du. När det kommer till löneadministration har vi (tyvärr) sett och hört det mesta, och det finns mycket att vinna genom att automatisera saker som schemaläggning och tidrapportering. I den här listan nedan har vi sammanställt 6 varningstecken på att du kanske jobbar på ett företag som har en utdaterad löneadministration.
1. Ni har ineffektiva processer
Processer och rutiner är två ganska stela ord - men helt avgörande för en fungerande verksamhet. När processer också blir bristande så kommer hela organisationen att få lida för det. Att som löneadministratör lyfta blicken och ifrågasätta processer som du dagligen arbetar i är inte helt enkelt - men måste tyvärr göras. Om det finns system som stödjer vissa av dina arbetsuppgifter så borde ni verkligen se över möjligheten att automatisera detta med hjälp av digitala verktyg. Tiden som ni sparar med ett automatiserat system för till exempel tidrapportering är hisnande. Dessutom minskar riskerna för fel i hanteringen.
2. Ni jobbar manuellt
Era omoderna processer tar inte bara lång tid och är krävande, utan också omoderna i den meningen att det också blir fel lite här och var. Väldigt många av företagen som vi möter har fortfarande en manuell process för löner, tidrapportering och schemaläggning. Detta i sin tur innebär att det sitter en stackars schemaläggare och lägger ner tid på saker som skulle kunna automatiseras. Det förekommer fortfarande att företag hänger upp veckoschemat på väggen i fikarummet eller att medarbetarna får schemat som en pdf i mailen. Eller så tidrapporterar ni kanske i ett Exceldokument som man sedan skickar till en löneadministratör? All manuell hantering av schemaläggning och tidsrapportering minskar säkerheten och tillförlitligheten i siffrorna. Då blir ett tidsrapporteringssystem en jätteavlastning.
3. Er tidrapportering är onödigt krånglig
På antingen det ena eller andra sättet måste era medarbetare redovisa hur de jobbar. Kanske de fyller i ett Exceldokument eller i värsta fall gör det på papper. Eller varför inte skriva direkt på en servett? Den enda lösningen om du vill effektivisera din löneadministration är att skaffa ett bra system för tidrapportering som är integrerat i ert lönesystem. Med ett sådant kan era medarbetare checka in och ut och med några enkla knapptryck från sin telefon sköta sin tidsredovisning. Om du dessutom har en verksamhet där du ska fakturera vidare timmar till dina kunder så är det extremt tidsbesparande att kunna synka tidsredovisning med fakturering.
4. Ni har svårt att administrera frånvaro
Regler kring frånvaro kan vara kluriga. Att ständigt hålla koll på vad medarbetarna har rätt till och administrera frånvaro kan minst sagt vara en utmaning. Manuell hantering av löner ökar alltid risken för löneadministratören att blanda ihop tider och dagar. Ett bra tidsrapporterings- och löneprogram kommer att spara både tid och huvudvärk i form av att det underlättar beräkningar och uppföljning av frånvaro.
5. Ni är ofta stressade och jobbar för mycket övertid
Alltför ofta är personer som arbetar med löneadministration frustrerade över sin arbetssituation. Detta kan delvis bero på att jobbet innehåller helt enkelt många saker att hålla koll som till exempel beräkningar av förmåner, insättning av pension, redovisning av utlägg, bokföring, skriver arbetsgivarintyg, semesterdagar sjukfrånvaro, semesterskuld och pensionsavgifter och så vidare. MEN. En stor stress och oro som bidrar till mycket övertid vissa perioder handlar om att man inte får in alla den information som man ska få in, eller att den är felaktig. Och när man blir stressad är det sista man tänker på att man kanske borde se över sina processer och rutiner, och kanske titta på ett nytt system. Även om det är det som man kanske verkligen borde prioritera. Det blir lätt ett ond cirkel svår att ta sig ur.
6. Ni jobbar inte proaktivt
Att ha tiden att kunna sätta prognoser över schemaläggning eller löner är sådant som kan gynna företaget på riktigt. Att jobba proaktivt istället för reaktivt gör löneadministrationen kan tillföra långsiktigt värde till organisationen istället för att bara administrera. Insikter och data som löneadministrationen har kan garanterat vara till stor nytta för företaget när man bestämmer hur man ska satsa inför kommande högsäsong eller semesterperiod. Om du får tid att lyfta blicken, kanske bara två dagar i månaden kan löneadministrationen tillföra extremt mycket mer värde. Det fina här är att löneadministrationen sitter redan på all data - det handlar bara om tid och system att kunna utvinna den så att företaget kan dra nyttan av den.
