Av erfarenhet har vi på Timeplan en god inblick i den stora potential som finns för förbättringar och moderniseringar i löneprocessen hos många svenska företag. Arbetet behöver inte innebära stora organisatoriska förändringar eller dyra systeminvesteringar. Er löneadministrationen kan bli mer effektiv genom att ni ser över era rutiner och arbetsmoment och på så sätt få mer tid till värdeskapande uppgifter inom lön och HR, som ofta inte hinns med.
Här får du tips på åtgärder som kan hjälpa er på vägen - och göra livet lättare för era medarbetare som arbetar med löneadministrationen.
1. Kartlägg era arbetsprocesser
Börja med att se över hur löneavdelningen hos er löser sina dagliga uppgifter – ni kan då arbeta proaktivt och strategiskt optimera funktionen istället för att endast reagera när det uppstår fel eller misstag. Tänk på att det inte går att förbättra eller ifrågasätta ett arbetssätt eller process om man inte är tillräckligt insatt i det. Gör ett noggrant grundjobb här.
Ta fram en processbeskrivning kring lön och HR som gör att ni upptäcker avvikelser i det dagliga arbetet som varken ni eller löneadministratörerna är medvetna om. Ibland görs arbetet på ren rutin då medarbetaren arbetat med samma uppgifter länge och man ifrågasätter sällan varför uppgifterna utförs på ett visst sätt. Avdelningen får nu möjlighet att reflektera över sina rutiner när ni dokumenterar alla arbetsuppgifter och processer. Detta steg brukar vara en ögonöppnare för många och motivera till kommande förbättringsarbete.
Under kartläggningen bör ni:
- Gå igenom nuvarande rutiner, processer och dokumentation.
- Se över vilka system som används av löneadministrationen och på andra avdelningarna i organisationen.
- Identifiera era utmaningar i löneprocessen.
- Identifiera förbättringsmöjligheter i löneprocessen.
- Identifiera kompetensen hos medarbetare
2. Effektivisera ert dataflöde
En tidskrävande uppgift för en löneavdelning är insamlingen av alla data och hur denna hanteras. Om tidrapporter, reseräkningar eller utlägg rapporteras från olika håll i olika format, som inte är strukturerade på ett sådant sätt att de kan läsas direkt i lönesystemet, krävs en hel del manuellt jobb från administratörens sida. Ni kan spara massa tid genom att förbättra processen för hur datan rapporteras in till löneavdelningen och hur den sedan läses in i lönesystemet. Tid som skulle kunna läggas på viktigare uppgifter.
3. Kommunicera tydliga rutiner
Att ha tydliga regler och rutiner för tidrapportering är väldigt viktigt. Se till att alla medarbetare vet hur, var och när rapporteringen ska vara klar. Att ha enkla och lika regler för alla gällande rutiner lönen baseras på gör de anställda mer självgående. På så sätt slipper löneadministrationen svara på samma frågor om och om igen och hjälpa olika medarbetare med samma problem.
4. Behåll kompetens som försäkrar kvalitet i arbetet
Inom lön och HR finns det ett antal faktorer i omgivningen som ständigt förändras och det är viktigt att ha koll på lagar och regler så att arbetet görs korrekt. Se därför till att prioritera kompetensutveckling för den eller de personer som hanterar lönen.
5. Se över ert lönesystem
Har ni ett äldre och svårhanterligt lönesystem bör ni överväga att byta ut det. Även om det är ett oönskat arbete, är det ändå många gånger mest praktiskt att byta till en nyare och modernare lösning som är bättre rustad att stödja företagets integration med andra system.
