I’d like to learn more about Campaign Creators!

4 vanliga myter om stämpelklockor

Stämpelklockor har funnits länge. Förr var klockorna mekaniska medan de idag är helt elektroniska och digitala. Det finns fortfarande många missförstånd och myter om stämpelklockorna då vissa tycker att det är ett omodernt sätt att registrera och hantera tid  och andra tycker klockorna är lika användbara som robotar.

I den här artikeln går vi igenom de vanligaste myterna som fortfarande sprids om stämpelklockor.

1. Medarbetare känner sig övervakade
Detta kanske är den allra vanligaste myten som chefer måste tackla inför ett eventuellt inköp av tidrapporteringssystem - hur själva stämpelklockan kommer att mottagas av personalen. Rädslan för att medarbetarna kommer känna sig övervakade kan många gånger vara en tillräckligt stor bromskloss som leder till att många företag inte skaffar stämpelklocka. Men är det verkligen så att merparten av alla medarbetare skulle känna sig övervakade? Svaret är nej. Vi vet av 15 års erfarenhet av att sälja stämpelklockor (där 20 000 användare stämplar med dessa varje dag) att det är ytterst få av medarbetarna som känner så. Den stora majoriteten av medarbetare är faktiskt nöjdare efter införandet av stämpelklockor då tidrapporteringen förenklar för alla (här kan du läsa en artikel vi skrivit om detta: Hur man ska implementera en stämpelklocka så att medarbetarna blir nöjda). Allt handlar om hur företaget kommunicerar innan införandet av stämpelklocka och att medarbetarna förstår hur mycket lättare det kommer bli för alla - från det operativa till ledningsnivå.

Därför blir medarbetarna mer nöjda med en stämpelklocka:

  • De vet att lönen alltid blir rätt. "Den där övertiden som chefen godkände förra veckan, lades den verkligen in i löneprogrammet? Måste jag dubbelkolla?"
  • De vet att deras tider räknas. "Jag jobbar ofta längre dagar än många av mina kollegor, nu kan jag känna mig trygg i att min chef verkligen ser att jag jobbar hårt."
  • Det är enklare: "Nu registreras min tid när jag kommer och går via in- och utstämpling på en surfplatta, innan behövde jag skriva ner mina tider i Excel och maila till min chef varje vecka. Jag sparar ca 1 h varje vecka , vilket är ca 2.5% av min totala arbetstid."

2. Det är ett omodernt sätt att hantera och registrera tid
Att använda en stämpelklocka likställs alltför ofta med att använda ett gammalt, mekaniskt stämpelur som användes i fabriker på 20-talet. Det finns absolut likheter då hundra års utveckling av stämpelklockan har inte ändrat det primära användningsområdet att registrera tid. Möjligheten har dock expanderat för varje år - allt från att föra personalliggare elektroniskt till att automatiskt beräkna löner baserat på schemat, kollektivavtalsregler, OB-regler och automatiska avvikelsehanteringar.

Dagens stämpelklocka är en modern automationsklocka som effektiviserar administrationen. De flesta företag och organisationer som börjar använda Timeplan upplever en genomsnittlig besparing av tid (som läggs på administration) på nästan 80 %. Det är enormt mycket tid som sparas varje vecka, varje månad och varje år. Principen må vara gammal men effekten är stor och därför är det fortfarande den vanligaste typen av tidrapportering för företag som vill effektivisera administrationsprocesserna.

 

giphy-downsized-large

 

3. Det innebär för mycket manuell hantering
Många tror att stämpelklockan för med sig mycket manuell hantering och administration. Så kan det absolut vara, det beror helt på vilken uppsättning man har och vilket system som används. Vår stämpelklocka på Timeplan är exempelvis byggd för att minimera den manuella hanteringen då avvikelser som ska attesteras av chef endast uppkommer om något avviker från medarbetaren schema. Om medarbetaren exempelvis är schemalagd mellan 07:30 - 16:30 och sedan stämplar inom ramen för detta behöver inte dessa tider godkännas/attesteras. Om medarbetaren istället stämplar utanför arbetstiderna (beroende på vilket intervall som personen ifråga går under) får hen en fråga direkt i stämpelklockan om anledningen till detta med olika alternativ t.ex "Jag är sen" eller "Övertid". Vid slutet av dagen kommer medarbetarens chef att få en attestering på dessa stämplingar. Om medarbetaren istället kommer en timma tidigare och väljer att stämpla in men med vetskapen om att den inte är berättigad till extra ersättning väljer medarbetaren avvikelse-koden "Enligt schema" - då kommer ingen attestering att genereras och inga extra ersättningar betalas ut. Dessa inställningar är dynamiska och specialanpassas för varje ny kund.

Skärmklipp-1


4.
Fingeravtryck sparas i stämpelklockan
Ibland stöter vi på företag som är rädda för att införa en stämpelklocka med fingeravtryck för att personalen ska känna att deras personuppgifter exponeras. I dessa tider när företag, organisationer och regeringar samlar in känsliga personuppgifter via biometriska identifikationsmetoder (främst via ansiktsigenkänning) är det klart att känslan sprider sig till svenska företag. Personalen är det viktigaste ett företag har och det sista man vill göra är att känna att personalen blir obekväma.

I Timeplans stämpelklockor lagras aldrig biometriska fingeravtryck. För att identifiera en person på stämpelterminalen med hjälp av fingeravtryck lagras aldrig en persons hela fingeravtryck, utan endast ca 1.5%. Vid inläsning av ett finger sparas ett antal punkter på fingret och alla dessa punkter får en siffra som sedan summeras. T.ex. fem punkter lagras, dessa får nummer 3,7,23,45 och 76. Det som sparas är då 154 (3+7+23+45+76).

När sedan samma medarbetare kommer och stämplar in för första gången anges först anställningsnumret och terminalen vet då att det finger som nu läggs på läsaren ska ha summeringen 154. Fingeravläsaren läser återigen av vilka punkter som fingret har och jämför summeringen med den sparade summeringen. Om dessa stämmer överens kan personen stämpla in. Efter första instämplingen behöver personen endast använda fingeravtrycket vid stämpling.

Källa: Timeplan support-artikel om fingeravtryck

Läs mer om Timeplans stämpelklocka

Dela på sociala medier

Fortsätt läsa

4 vanliga myter om stämpelklockor

Tidrapportering

Stämpelklockor har funnits länge. Förr var klockorna mekaniska medan de idag är helt elektroniska och digitala. Det finns fortfarande många missförstånd och myter om stämpelklockorna då vissa tycker att det är ett omodernt sätt att registrera och hantera tid  och andra tycker klockorna är lika användbara som robotar.


Hur du implementerar en stämpelklocka så att medarbetarna blir nöjda

Tidrapportering

Ni kan börja med att ställa er frågan varför ni behöver en stämpelklocka? Svaret brukar oftast vara att man vill tidrapportera på ett enkelt sätt och samtidigt få snabb koll på att personalen kommer och går som de ska. 


5 sätt som gör er löneprocess mer modern

Tidrapportering, Löner

Av erfarenhet har vi på Timeplan en god inblick i den stora potential som finns för förbättringar och moderniseringar i löneprocessen hos många svenska företag. Arbetet behöver inte innebära stora organisatoriska förändringar eller dyra systeminvesteringar. Er löneadministrationen kan bli mer effektiv genom att ni ser över era rutiner och arbetsmoment och på så sätt få mer tid till...