Det finns många sätt att hantera tidrapportering på och den kanske mest kända är den traditionella manuella stämpelklockan. Nästan alla verksamheter oavsett bransch är ju beroende av ett tillförlitligt och effektivt sätt att registrera sina anställdas tider och närvaro. Även för medarbetaren själv är det väldigt viktigt att tidrapporteringen är enkel, snabb och smidig. Hur mycket tid lägger ni på att tidrapportera och administrationen runt det? Med den moderna stämpelklockan kan ni minska onödiga personalkostnader, komma runt att medarbetare stämplar in och ut åt varandra och samtidigt reducera tiden som läggs på att granska och godkänna tidrapporter och löner.
I och med internet och digitaliseringen har den moderna stämpelklockan vuxit fram, en som i realtid är synkroniserad med både ett schemaläggningsprogram och personalhanteringsprogram via wifi. Medarbetarna stämplar in och ut via en skärm på väggen och/eller via sina mobiltelefoner.
Fördelarna är såklart många jämfört med det gamla traditionella och manuella sättet. Här nedan listar vi de fyra främsta fördelarna som vi tycker är viktigast:
- Minskad löneadministration
- Ökat välmående på arbetsplatsen
- Alltid korrekta löner
- Effektiv frånvarohantering
1. Minskad löneadministration
Hur rapporteras tider på företaget du arbetar på? Hur ser löneadministrationen ut? Vi träffar dagligen på företag vars administration kring detta tar otroligt långt tid och processen för den anställda är omständlig. Den moderna stämpelklockan minskar den tid ni lägger på löneadministrationen genom att automatisera det tidigare manuella arbetet för bland annat kontroll av tidrapporter och beräkning vid t.ex. frånvaro och övertid.
Många företag som implementerar en modern stämpelklocka går oftast från att tidrapportera i Excel eller genom det klassiska sättet med penna och papper. Om så är fallen är den tidsmässiga besparingen uppskattningsvis upp mot 50 % och verksamheten kan istället lägga mer tid på det som faktiskt utvecklar företaget istället för att hela tiden ligga steget bakom, släcka bränder och att konstant behöva jobba ikapp.
För tidsregistrering är den moderna stämpelklockan överlägsen många andra alternativ då felaktigheter på grund av den mänskliga faktorn försvinner såsom felaktiga och felrapporterade övertidstimmar, medarbetare som stämplar in och ut åt varandra och tidrapporter som inte stämmer. Genom att lägga in de exakta reglerna för OB, komp, flex och annat i systemet gör att det automatiskt räknas rätt vid registrering av all tid för medarbetarna.
2. Ökat välmående på arbetsplatsen
Ett sätt att få personalen motiverad och må bra på arbetsplatsen är bland annat smidiga och effektiva processer kring hanteringen av deras tider och underlag för sin lön. Den moderna stämpelklockan bidrar till just detta. Vi får oftast frågan från potentiella kunder till oss om medarbetarna kommer att känna sig övervakade i och med införandet av en stämpelklocka. Visst kan det absolut bli så - men det måste inte bli så. Tar man sig tid och förklarar varför förändringen görs, vilken nytta den kommer bidra till och förbereder sina medarbetare på det nya tidredovisningssättet blir det snarare en positiv effekt för personalen. Om man endast installerar stämpelklockorna för att just övervaka personalen och för att man inte litar på dem - ja då blir det en dålig upplevelse för alla inblandade. Om medarbetaren associerar stämpelklockan till något positivt - att den bidrar till mer kontroll av allas arbetstider, att hen slipper tidrapportera på ett krångligt och gammalmodigt sätt, alltid får rätt lön och kanske får flex - då blir det helt plötsligt en win-win-situation för alla.
Om du är administratör eller chef kan du också leta efter varningstecken på utbrändhet eller psykisk ohälsa hos dina anställda genom den statistik du får över de anställdas beteenden från tidsregistreringarna från stämpelklockan. Märker du att en person arbetar över väldigt mycket eller kommer in senare och senare än vanligt kan det vara värt att titta till personen lite extra. Att förebygga mental ohälsa är oerhört viktigt för alla anställda och verksamheten.
3. Alltid korrekta löner
Enligt CNN Business uppger 92,9% av löneadministratörer att de är stressade på jobbet. Det som ofta stressar mest av allt är att lönerna blir fel och att personalen klagar och blir missnöjda, vilket i sin tur inte är så konstigt. Om administrationen kring lön är svår och komplicerad och görs den omoderna vägen blir det mycket siffror, beräkningar och tider som måste granskas och dubbelkollas av administratören. Med den moderna stämpelklockan behöver hen inte lägga all tid på just detta utan det sker automatiskt och möjligheten till att det blir fel finns i princip inte. Genom att från början också lägga in de specifika avtal som de anställda går på i stämpelklockans system blir det mycket enkelt då löneberäkningen görs automatiskt.
"Ett litet misstag kan leda till enorma kostnader för din arbetsgivare" ... "När saker rullar på får man noll feedback, men så fort något blir fel så blir det katastrof direkt" - Dennis Danilewicz till CNN
4. Effektiv frånvarohantering
Att använda en modern stämpelklocka bidrar även till att medarbetarnas frånvaro är enkel att hantera och administrera. Medarbetaren ansöker själv om frånvaro i en mobilapp vilket gör att ni slipper post it-lappar och mail, inga glömda tidrapporter eller fördröjda svar på grund av att någon är på semester. Stämpelklockan är automatiskt synkad vilket alltid ger er snabbt svar vem som är just frånvarande, har semester eller är sjuk. Detta gör att ni kan resursplanera mer effektivt, ta till vara på era medarbetares tid på bästa sätt och de kan i sin tur fokusera på att göra det som de är anställda för.
Läs mer om vår moderna stämpelklocka och hur ni kan göra för att digitalisera er tidrapportering!
