Du som chef måste ibland ta beslut om att säga upp en medarbetare - på grund av arbetsbrist, personliga skäl eller kanske för att medarbetaren har misskött sina arbetsuppgifter på något sätt. Oavsett anledning kommer du att behöva ge medarbetaren besked om uppsägning, vilket alltid inte är så lätt. Att lämna besked om uppsägning är en utmanande situation som kan få stora konsekvenser om man inte kommunicerar ut det på rätt sätt. Därför är det viktigt att du förbereder dig väl inför det och känner till dina skyldigheter som personens chef.
Du kan aldrig veta hur en medarbetare kommer att reagera på informationen men genom att försöka sätta dig in i medarbetarens situation och fundera på möjliga reaktioner som kan komma har du kommit en liten bit på vägen i ett bra bemötande av din medarbetare. Det handlar om att göra det med värdighet och respekt för medarbetaren som ska bli uppsagd.
Som chef kan det väldigt lätt att dra på sig "offerkoftan" dvs. man vill gärna förklara för medarbetaren hur jobbig processen är för dig men kom ihåg - det handlar inte om dig som chef, det handlar om din medarbetare. Att lägga fokus på sig själv i en sån här situationen kan vara enormt kränkande för medarbetaren i fråga. Din medarbetare behöver någon som står stabilt och lyssnar på hen, trots att du du inte har alla svaren. Alla bearbetar en uppsägning på olika sätt men när det väl sker är det viktigt att du tydliggör för din medarbetare att du finns där och är tillgänglig om hen behöver dig.
För att vara säker på att du är väl förberedd inför uppsägningen har vi listat några värdefulla tips som du bör tänka på innan du lämnar beskedet:
Förberedelser
- Lämna inte besked om uppsägning förrän alla förhandlingar mellan dig och fackförbundet är helt klara.
- Meddela medarbetaren några dagar i förväg om att ni ska pratas vid. En uppsägning bör alltid ske i början av veckan och aldrig precis innan helg, semester eller annan ledighet.
- Bestäm i förväg var samtalet ska äga rum - helst på en neutral plats.
- Ta reda på vilken uppsägningstid medarbetaren har. Denna beror på anställningstid och anställningsform, om det inte är så att medarbetaren blir uppsagd med omedelbar verkan.
- Försöka förbereda dig mentalt på hur medarbetaren kommer att reagera. Reflektera över dina egna förväntade reaktioner. Hur brukar du reagera i pressade situationer?
- Förbered dig på de vanliga frågorna så som: Varför jag? Varför just nu? Och varför får "xxx" stanna kvar och inte jag?
- Förbered instruktioner om vad som kommer hända härnäst - när ska hen lämna arbetsplatsen, när ska nycklar och passerkort lämnas tillbaka osv?
- Förbered intern information: när och hur kommer övriga i företaget att informeras?
- Förbered extern information: vad kommer företaget att säga till kunder och dess leverantörer?
Uppsägningssamtalet
- Var lyhörd och närvarande för din medarbetare.
- Undvik småprat, det kan missuppfattas av medarbetaren.
- Stäng av mobilerna och se till så att ni inte blir störda.
- Var rak och ärlig när du ska berätta om beskedet - även om medarbetaren inte visar det där och då kommer hen att uppskatta det i det långa loppet.
- Oavsett om reaktionen är tårar, ilska, tystnad, anklagelser eller starka ord så bemöt alltid dessa reaktioner med ett lugn och respekt. Det finns aldrig några felaktiga reaktioner, alla reagerar olika.
- Kontrollera att medarbetaren förstått vad du sagt. Du kan behöva upprepa dig en gång till för att informationen ska landa hos medarbetaren.
- Lämna över blanketten med den skriftliga uppsägningen och bed medarbetaren att skriva under för mottagandet.
- Svara på alla frågor som medarbetaren har. Är du osäker på någon fråga, be att får återkomma till den uppsagda med ett säkert svar.
- Informera medarbetaren vad som kommer hända härnäst.
Efter samtalet
- Uppsägningsprocessen är inte klar förrän medarbetaren har gjort sin sista arbetsdag. Tänk på att visa tillgänglighet och respekt så länge som medarbetaren behöver det och är kvar på arbetsplatsen.
- Boka in ett nytt möte dagen efter för att gå igenom alla praktiska frågor.
Även om du känner dig trygg i att ge besked om en uppsägning och har gjort det tidigare bör du inte underskatta förberedelserna. Du vet aldrig hur en medarbetare kommer att reagera. Agera som sagt som du själv skulle vilja bli bemött - alla medarbetare är värda respekt och bör behandlas värdigt oavsett skäl till uppsägning.